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A vida é a culminação de eventos, planejados ou não. Meu foco são os eventos que você conhece e onde você pode controlar o que acontece. Tendo participado de vários eventos em minha vida, desde festas, casamentos, lançamentos corporativos, concursos de dança, etc., fiz algumas observações que você precisa prestar atenção para que seu evento seja excelente. Também observei as coisas em que as pessoas se concentram e que acabam com uma classificação geral abaixo da média. Normalmente as pessoas se cansam de eventos medíocres em seu curso, quando a transição de uma fase para outra parece dolorosa ou algo que nunca foi planejado. Não somos todos especialistas em organização de eventos, mas depois disso você poderá avaliar o evento de forma objetiva
Eventualmente
1. Planejamento detalhado – Preste atenção especial aos detalhes – Os eventos não acontecem apenas quando você define uma data. As coisas não vão começar a acontecer só porque você quer. Requer horas gastas planejando, criticando, revisando, mudando, etc. O fracasso de qualquer evento geralmente está intimamente relacionado à falta de detalhes no planejamento. Um simples alfinete de vestido de noiva pode atrasar o casamento em até 2 horas. Nada deve ser deixado ao acaso. Deve primeiro fazer sentido no papel antes que você possa colocá-lo em prática. Se a equipe de planejamento não consegue imaginar como o evento vai se desenrolar, há uma grande chance de que questões importantes sejam deixadas de lado ou esquecidas. Siga a lista de verificação e marque à medida que avança.
2. Orçamento. Se não está no orçamento, por que gastar dinheiro com isso? – Este é o melhor, vocês têm meios para atingir um objetivo comum? Mire primeiro nas áreas críticas. Não é sensato gastar dinheiro com a primeira coisa que você acha que é necessária para o evento. O orçamento deve ser cuidadosamente elaborado tendo em mente o quadro geral. Comece com as coisas importantes primeiro. Um evento precisa dos seguintes elementos essenciais: local, comida, entretenimento e um excelente mestre de cerimônias. A questão do orçamento está bem relacionada à atenção aos detalhes. Orçamento mesmo para coisas que parecem estúpidas. Se possível, peça aos patrocinadores para cobrir alguns itens. Quando o patrocinador trouxer seus produtos, discuta e combine com antecedência quais são as expectativas do patrocinador.
3. Recursos Humanos – Contrate as pessoas certas no ônibus – Você tem pessoas qualificadas para lidar com questões-chave, como alimentação, entretenimento, anfitrião da cerimônia (gratuito, divertido, divertido), etc. Você precisa de pessoas com experiência em gerenciamento de eventos em sua equipe de planejamento. Você também precisa complementar os esforços da equipe com grandes prestadores de serviços que tenham o portfólio e a experiência certos. Você não pode esperar milagres se não estiver preparado para contratar prestadores de serviços competentes. Assine um contrato de serviço que estabeleça claramente o que cada organização ou indivíduo deve fazer, bem como o que você deve fazer como proprietário ou promotor do evento. Ambos os lados do acordo devem ser atendidos para que a superioridade realmente funcione. Se você não conseguir organizar um evento, contrate um planejador e organizador de eventos competente. Às vezes, você pode planejar seu evento e ligar para o organizador do evento para concluir seu plano no mesmo dia.
4. Crie uma lista de convidados – envie um convite – Às vezes o convite dos convidados é adiado uma semana antes do evento, o que é um total desrespeito ao tempo humano. Você precisa perceber muito rapidamente que está lidando com pessoas que também planejam suas vidas, às vezes com um ano de antecedência. Direcione seu público e convide-o. Eventos simplesmente abertos a todos costumam ter surpresas: ou você descobre que muitas pessoas comparecem e competem por poucos recursos, ou você gasta milhares de dólares e apenas uma fração das pessoas comparece. Que desperdício? Seu cartão de convite ou anúncio deve conter detalhes importantes sobre o evento; data, hora, local, custo (se houver), código de vestimenta, direções (mapa se possível) e possíveis detalhes de RSVP, que podem ser enviados por e-mail ou telefone, dependendo do que o convidado decidir usar. Às vezes, pode ser necessário convidar convidados, pois alguns deles não são organizados o suficiente para confirmar sua presença sem mais questionamentos. Ser organizado.
5. A comunicação é importante, especialmente com prestadores de serviços – Ligue para eles de vez em quando para verificar seu progresso. Veja se você pode ajudá-los de qualquer maneira possível. Alguns deles podem se esforçar para abastecer o carro com combustível para fazer seu trabalho perfeitamente. Eles podem ser muito tímidos para mencionar isso, então você toma a iniciativa e pergunta: “O que pode ou vai impedi-lo de fazer seu trabalho perfeitamente neste evento?”. Se você é um coordenador e planejador de eventos, precisa se comunicar com todas as partes interessadas (convidados, proprietários do evento, prestadores de serviços). O excesso de comunicação geralmente é melhor do que a especulação.
6. Programa – Determina o curso dos eventos– Verifique se todos têm a mesma versão. O programa determinará quanto é gasto com o quê. Ele visa eliminar lacunas chatas em um evento que podem fazer com que as pessoas saiam antes que o evento atinja seu objetivo. Sem um programa, você aborrecerá os convidados até o tédio. Seu programa deve ter uma indicação clara do desenvolvimento dos eventos até o clímax do evento e o final. A observação geral é que os convidados não devem ter detalhes, mas um fluxo geral. Os detalhes devem ficar a cargo da comissão, prestadores de serviços, mestre de cerimônias e gestor do evento. Trabalhe para preencher as lacunas no dia real. O mestre de cerimônias desempenha um papel importante na criação de uma atmosfera de prazer constante, mesmo que algumas coisas não saiam conforme o planejado. Ele é a pessoa de cobertura para quaisquer acidentes que possam ocorrer com o equipamento, etc.
7. Seleção do local – Certifique-se de que cabe. – O local é adequado para o evento que você está realizando? Você reservou e pagou antecipadamente? Você tem um contrato por escrito para este lugar que declara quais aspectos do lugar você tem acesso e quais não? Você traz sua própria barraca ou o custo do local inclui componentes. Seu estabelecimento tem como comunicar ao público ou convidados sobre a qualidade e seriedade do encontro. O local é um dos elementos mais importantes de um evento, caso contrário, você não terá nenhum evento. Uma vez que isso esteja garantido, você tem quase a garantia de que todo o resto se encaixará dentro e ao redor dessa variável. Obtenha permissão por escrito (contrato). Informe-se sobre as restrições do local, por exemplo, você não pode realizar um festival de música em uma área residencial com limites de decibéis.
8. Comida e bebida – Você tem comida suficiente para os convidados? Se você sabe que não haverá comida suficiente, basta informar com antecedência no convite, como “por favor, traga um cartão para ser admitido. Estritamente sem filhos”, etc. Certifique-se sempre de que a comida seja preparada no dia do feriado. evento, algumas horas antes de começar. Pessoalmente, tive experiência suficiente com intoxicação alimentar em grandes eventos que não desenvolvi ceticismo alimentar suficiente.
9. O objetivo geral deve ser claro – O objetivo é entreter, ensinar, motivar, informar? O que exatamente você quer coletar pessoas? Até que este ponto esteja claro, você não saberá a que dar preferência. Tudo parecerá importante, para que você possa se especializar em menores. O objetivo geral é o que cada equipe ou provedor de serviço irá trabalhar. É contra esse objetivo que medimos o sucesso de um evento. Você precisa garantir que todos os elementos críticos do evento estejam totalmente cientes da visão e do propósito, para que as equipes não se movam em direções diferentes.
10. Quantos anúncios foram feitos para a promoção? – Depende do número de convidados requerido ou esperado. Você não pode usar mídia como rádio e televisão para um recurso privado para um convidado. Isso seria um desperdício desnecessário de recursos. No entanto, você pode mobilizar as pessoas cada vez mais rápido e em localizações geográficas que abrangem milhares de quilômetros usando novos métodos de publicidade, como marketing por e-mail. É a sua posição de publicidade e os passos que você toma que irão aumentar a consciência tão necessária. É definitivamente uma perda de tempo hospedar um evento de classe mundial que as pessoas nunca saberão.
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Fonte: Rabison Shumba
