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Então, você quer saber mais sobre por que o ERP é melhor do que um pacote básico de contabilidade e algumas planilhas. Mencionei que as planilhas têm uma alta taxa de erro e são inerentemente de usuário único. Falei sobre a criação de relatórios a partir de um banco de dados porque é muito mais fácil fazê-lo a partir do Excel. O que você pode ficar é a impressão de que usar um banco de dados é o caminho a seguir. Faria algum sentido – e outras coisas sendo iguais, eu concordaria com você. Mas eu não sou, nem todas as coisas são iguais.
O rei dos bancos de dados do tipo “faça você mesmo” é o Microsoft Access. Na verdade, é um produto bastante decente – com uma boa comunidade de usuários que são, se não especialistas, pelo menos familiares. Existem várias razões pelas quais o Access é uma boa escolha se você decidir seguir esse caminho DIY.
O acesso é relativamente barato. Faz parte do Microsoft Office – embora a versão Access seja mais cara. São cerca de outros US$ 300 para obter as ferramentas de banco de dados. Você obtém mais algumas coisas, mas não ferramentas muito mais úteis do que o Access.
O acesso de “programação” com os assistentes integrados permitirá que você crie várias planilhas e formulários, relatórios e consultas ao final de um ou dois dias. Então, nomeie esses $ 500 de tempo de programação e $ 1.500 de software e você pode ter sua lista de itens, tabela de pedidos, relatório de pedidos de compra, etc.
Agora o que está começando a acontecer é bem sério – e vai te custar MUITO dinheiro no futuro próximo.
Logo depois que seu banco de dados é construído e seus pedidos de compra são enviados aos fornecedores, você percebe que precisa obter algo. Os vendedores são irritantes, às vezes eles enviam exatamente o que você queria, exatamente na quantidade e no preço indicado no pedido de compra, mas na maioria das vezes, esse não é o caso. Assim, com o tempo, o banco de dados de fácil acesso inicia uma marcha traiçoeira em direção a algo mortal – DIFÍCIL!
Com o tempo, torna-se cada vez mais difícil.
Se você voltasse na máquina do tempo e reavaliasse tudo o que precisava fazer, perceberia que seu conceito original carecia de algum tipo de freios e contrapesos. Mesmo que seu pessoal não esteja errado, seus fornecedores e clientes estão. Seu banco de dados (e planilhas) deve ser CROSS REFERRED para tentar detectar e prevenir erros. Acontece que não é fácil.
Qualquer banco de dados decente configurado para isso deve ter programação nele. Isso significa que ele deve ter algum tipo de Visual Basic, e nem todos podem fazer isso. Você pode contratar um estudante universitário barato para fazer isso, mas esteja preparado para que ele dure um ano ou dois. E eles não vão terminar o programa inteiro.
Eu vi alguns bancos de dados incríveis do Access no meu tempo. Tenho visto bancos de dados interagindo com ferramentas CAD e CAM, calculando requisitos de hospedagem para seus softwares, gerando demanda por MRPs, etc. Quando conversei com esses clientes, a estimativa conservadora é que eles gastaram entre 200k e 300k dólares para escrever um aplicativo. Quase sempre é um engenheiro ou administrador de rede bem pago em tempo integral. As empresas chegam a um ponto em que (intencionalmente ou não) se sentem presas. Eles têm medo de perder essa pessoa. Normalmente, quando visito, é porque a tecnologia de banco de dados do Access atingiu algum limite (os bancos de dados do Access estão limitados a cerca de 500-800 megabytes para seu tamanho utilizável). Ou porque o designer se demitiu, se aposentou, foi atropelado por um ônibus ou ganhou na loteria.
Cheques e contrapesos são necessários para fazer este sistema funcionar, sem eles você está meio passo melhor do que uma planilha, mas a 100 metros da linha de chegada. Eles são incrivelmente difíceis de programar e criar. Não se engane. É melhor gastar 10-20 mil em um ERP simples do que seguir esse caminho.
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