Metodologia GTD de Gestão de Tempo e Produtividade

Se você deseja ser produtivo, pare de usar sua cabeça para guardar informações e passe a usá-la para executar ações. A tarefa de guardar informações deve ser delegada à folha de papel e aos aparelhos digitais. Se você conseguir isso, será extremamente produtivo e se livrará do estresse, além de finalmente conseguir equilibrar sua vida profissional e sua vida pessoal.

Assista ao vídeo e, em seguida, prossiga na leitura:

A Metodologia GTD de gestão do tempo é capaz de realizar isso para você de uma forma muito simples, eficaz e focada na execução e na produtividade. Você consegue implementá-la com um bloquinho de notas, uma bandeja de entrada (dessas de papelaria), um calendário de papel e algumas folhas de seu caderno.

ESVAZIE SUA MENTE E DEIXE-A TRANQUILA COMO A ÁGUA

GTD significa “Getting Things Done” (fazendo as coisas acontecerem). É uma metodologia de gerenciamento do tempo lançada em 2002 por David Allen e descrita em livro de mesmo nome. No Brasil, a obra ganhou o título “A Arte de Fazer Acontecer”.

O princípio básico da Metodologia GTD é “esvazie sua mente” e mantenha-a tranquila como a água. Faça um download em seu cérebro. Escreva tudo o que você precisa fazer em um sistema simples de anotações que não seja sua cabeça. Não gerencie seu tempo, mas sua mente e suas tarefas.

A Metodologia GTD se dá em 5 fases: 1) Coleta, 2) Processamento, 3) Organização, 4) Execução e 5) Revisão Semanal.

O FLUXO DA METODOLOGIA GTD

As cinco etapas são executadas com a ajuda do fluxo da Metodologia “Getting Things Done”, o GTD. Veja na figura abaixo. Observe que há dois losangos, dentro dos quais estão as duas perguntas-chave que tornam o GTD tão simples e eficaz. Não se preocupe, vamos explicar o fluxo passo a passo mais abaixo.

COLETA – PASSO 1 DA METODOLOGIA GTD

Durante o dia, surgem várias “coisas” (“stuff” em inglês) para a gente fazer ou lembrar. Há um telefonema que devemos dar, há o açúcar para comprar no mercado, há as férias para planejarmos, há um favor que o colega nos pediu, há uma reunião para participar, há ideias que nos vêm à cabeça, etc. Essas coisas ficam fervilhando em nossa mente.

COMPRE UM BLOQUINHO DE NOTAS NA PAPELARIA

Compre um bloquinho de notas (custa só R$ 1,50) e não pense duas vezes, coloque tudo o que você precisa fazer e lembrar no seu bloquinho. Não deixe nada em sua cabeça. Pensou, anote. Isso se chama coletar. É uma tarefa mecânica e você não precisa tomar nenhuma decisão enquanto coleta.

Apenas esvazie sua mente. O bloquinho deve estar sempre com você, em todo o lugar, até ao lado de sua cama (será que você consegue?). A coleta deve ser feita todos os dias, o tempo todo.

COMPRE UMA BANDEJA DE ENTRADA NA PAPELARIA

Adquira também uma bandeja de entrada (veja imagem abaixo, não precisa ser de dois andares). Chegando em casa, simplesmente arranque a folha do bloquinho (ou o bloquinho todo) e ponha na bandeja de entrada (ou caixa de entrada) para a próxima etapa, o processamento.

Coloque também na bandeja a correspondência, revistas e quaisquer papéis que você precisa processar. Além da bandeja física, há também a bandeja virtual do email, a Caixa de Entrada (não tem esse nome à toa), que deve ser processada seguindo os mesmos passos. Teremos, então, duas bandejas para processar. A primeira parte do fluxo, então, fica assim:

PROCESSAMENTO – PASSO 2 DA METODOLOGIA GTD

O objetivo do processamento é simplesmente esvaziar suas caixas de entrada (tanto a bandeja de entrada, quanto a caixa de email). A intenção não é executar nada ainda. Retire uma coisa por vez (ou um email por vez) da caixa de entrada. Pegue sempre o item que estiver em cima. Pergunte “o que é isso?” e, em seguida, responda a pergunta “devo fazer alguma ação quanto a isso?“. Observe que há somente dois losangos no fluxo. Neles você encontra as duas perguntas-chave responsáveis pela garantia da produtividade.

COMO PROCESSAR ITENS QUE NÃO REQUEREM AÇÃO

Se sua resposta à pergunta “devo fazer alguma ação quanto  isso?” for “não“, tome uma das três decisões mostrada na figura abaixo. Você pode 1) jogar no lixo (por exemplo, um panfleto ou um spam), ou 2) incubar na lista talvez/algum dia (por exemplo, um email convidando para um curso em vídeo na Internet) ou 3) arquivar (por exemplo, um documento importante).

COMO PROCESSAR ITENS QUE REQUEREM AÇÃO

Observe que ainda não estamos executando nada, apenas processando o item em nossa mão. Se a resposta à pergunta “devo fazer alguma ação quanto a isso?” for “sim“, então essa pergunta muda para “qual é a próxima ação?” (ou “qual é a primeira ação?”). Esta é a pergunta principal de todo o método GTD e que lhe garante seu caráter executório. É isso que evita a procrastinação.

SUAVIZANDO O SIGNIFICADO DO TERMO “PROJETO”

Agora observe na figura acima que o item em sua mão pode exigir uma ou mais ações para ser concretizado. Se tiver mais de uma ação, trata-se de um projeto. Não se intimide com o termo “projeto”. Na metodologia GTD, ele significa apenas uma tarefa que se executa em vários passos, como por exemplo, planejar as férias ou arrumar a casa para uma festa. Depois de determinado o primeiro passo do projeto (como por exemplo, pesquisar locais de férias na Internet), você retorna ao fluxo.

A REGRA DOS 2 MINUTOS E O SISTEMA SIMPLES DE LISTAS

Se a ação puder ser feita em até 2 minutos, faça-a e esqueça-a. Caso contrário, ela irá para uma das listas de nosso pequeno sistema. Veja na seção a seguir que estas listas são muito simples.

Agora, se a ação não puder ser feita em até 2 minutos, você deve fazer a próxima pergunta “é para outra pessoa executar essa tarefa?“. Se for, delegue e anote na lista @aguardando. Se for para você mesmo executar a tarefa e esta não tiver uma data para acontecer, anote-a em uma das listas contextuais (na figura estão nomeadas de “próximas ações”) para fazer depois. Por fim, se a tarefa tiver uma data certa para ser executada, então anote-a diretamente no calendário.

Aqui finda o processamento. Lembre-se de que o objetivo do processamento é tão-somente esvaziar as caixas de entrada (papéis e emails) e isso se realiza simplesmente respondendo as perguntas mostradas no fluxo. O processamento deve ser feito uma vez por dia.

ORGANIZAÇÃO – PASSO 3 DA METODOLOGIA GTD

O princípio da metodologia GTD é esvaziar a mente e utilizá-la somente para um fim: executar ações. Para isso, precisamos de um sistema para lembrar das tarefas por nós. O GTD é extremamente simples nesse ponto e utiliza somente um calendário (agenda) e um conjunto de listas primitivas para organizar tudo. Observando o fluxo do GTD, temos estas listas:

► @Projetos. Uma folha basta. Escreva um projeto por linha.

► Listas contextuais. No fluxo, elas estão nomeadas como “listas de próximas ações”. São as listas @casa, @trabalho, @faculdade, @blog, @rua, @reuniões, @telefone, etc. As tarefas dessas listas não possuem datas definidas para execução.

► Listas especiais. São as listas @Aguardando e @Talvez/algum-dia. A primeira contém tarefas delegadas a terceiros. A segunda contém itens não-essenciais e dos quais não queremos nos desfazer (um consolo pro subconsciente).

Pegue um caderno e arranque uma folha! Pronto, você tem uma lista, não complique! Todas as listas, inclusive a lista de projetos, podem ser apenas folhas de caderno. O calendário pode ser um desses calendários de papel que ficam sobre a mesa. Se você preferir uma agenda, sem problema.

AS LISTAS SÃO CONTEXTUAIS

As tarefas devem ser separadas por contextos. Você deve ter uma lista para o contexto @trabalho, outra para o contexto @casa, outra para o contexto @computador, etc. A ideia aqui é simples: se você vai fazer telefonemas, faça todos eles de uma vez; se você vai à rua fazer compras, compre logo tudo o que você tem para comprar.

Isso é trabalhar com contextos. Afinal, de nada adianta ficar lembrando de tarefas do trabalho quando estamos em casa, ou ficar pensando em um artigo para o blog, enquanto estamos no mercado.

O QUE VOCÊ IRÁ EXECUTAR NA SEMANA ESTARÁ NO CALENDÁRIO

Tudo o que tiver de importante para fazer na semana deve estar na agenda (ou calendário), tanto os compromissos quanto os preparativos para os compromissos. Deixe livre pelo menos 2 horas por dia para os imprevistos.

O QUE FAZER COM AS LISTAS?

Bom, você está com várias listas cheias de tarefas para cumprir. Todas essas tarefas, cedo ou tarde, irão parar no calendário também, que é seu painel de execução semanal, aliás é o único painel de execução. Essa seleção semanal será feita na etapa de revisão da Metodologia GTD. Lembre-se de que você não deve sobrecarregar seu calendário. Deixe algumas horas livres para imprevistos.

REVISÃO SEMANAL (PLANEJAMENTO) – PASSO 4 DA METODOLOGIA GTD

Uma vez por semana, durante uma hora, você deve fazer a revisão (ou planejamento) e escolher o que irá fazer na próxima semana. Recomenda-se a sexta-feira de manhã, quando geralmente se está energizado. O que você deverá fazer é escolher as tarefas mais importantes e urgentes de suas listas contextuais e inseri-las no calendário, determinando, então, data e hora para cumpri-las. O restante é revisão propriamente dita.

O autor da Metodologia GTD estabeleceu passos bem definidos e lógicos para a revisão semanal. Esses passos escaneiam todo o nosso pequeno sistema de informações. Veja a figura e siga à risca o roteiro para uma revisão bem feita.

EXECUÇÃO – PASSO 5 DA METODOLOGIA GTD

Não pense. Não decida. Simplesmente olhe o calendário (agenda) e faça. É hora de executar. Não há motivo para estresse, pois você está seguro que está fazendo o que deveria estar fazendo. Não ceda à tentação da preguiça e da procrastinação. Faça, faça, faça!

PARA SABER MAIS SOBRE A METODOLOGIA GTD

O melhor material na Internet explicando a Metodologia GTD é o vídeo de Daniel Burd no Youtube. Kenneth Corrêa expõe uma aplicação concreta do GTD no vídeo Administração do Tempo. O blog Efetividade.net contém vários artigos sobre a metodologia. O site Wise Action oferece softwares online e programas de desktop que utilizam o GTD.

CONCLUSÃO

A metodologia GTD pede que você seja consistente para manter a mente sempre vazia e tranquila como a água. Ande sempre com seu bloquinho e lembre-se de que a coleta é uma tarefa contínua realizada 24 horas por dia. Não permita que um pensamento passe duas vezes por sua cabeça. Baixe-o para seu bloco de anotações.

O processamento deve ser feito uma vez por dia. Separe uma hora para realizar essa etapa do GTD e evite o acúmulo que pode causar a desatualização do sistema e torná-lo não-confiável.

A revisão (ou planejamento) deve ser feito uma vez por semana. Separe uma hora, de preferência na sexta-feira de manhã e realize os 10 passos indicados pelo autor da Metodologia GTD.

A Metodologia GTD não é engessada. Você pode adaptá-la à sua maneira. Nada impede que você utilize seus próprios aplicativos ou molde as ferramentas de seu programa de email a seu bel prazer. Aliás é sua obrigação adaptar o método ao seu caso. Eu, por exemplo, utilizo o Wunderlist para criar minhas listas. Também indico o Todoist.

Até a próxima!